•  

BIP PW / Skład osobowy / Administracja Centralna / Dział Administracyjno Gospodarczy

Zakres działań DAG

1. Dział Administracyjno Gospodarczy – DAG – jest jednostką organizacyjną prowadzącą działalność w zakresie eksploatacji obiektów, archiwizacji, zaopatrzenia oraz usług transportowych.

2. Zakres działania Działu Administracyjno Gospodarczego obejmuje:

1) obsługę eksploatacyjną obiektów oraz zabezpieczenie i ewidencję mienia w obiektach administrowanych przez Dział;

2) zagospodarowywanie i utrzymywanie w należytym stanie terenów zielonych;

3) rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i kosztów usług oraz sporządzanie obciążeń finansowych;

4) realizowanie opłat na podstawie faktur za:
a) eksploatację obiektów PW (media, konserwacja itp.),
b) usługi telekomunikacyjne PW,
c) usługi i dostawy dla jednostek administracji centralnej;

5) prowadzenie gospodarki magazynowej;

6) sporządzanie i rejestrowanie umów na dostawę mediów i innych usług;

7) zaopatrywanie jednostek administracji centralnej i innych jednostek organizacyjnych w wyposażenie, materiały biurowe, druki, środki czystości itp.;

8) organizowanie i realizowanie usług transportowych oraz dokonywanie rozliczeń przebiegu pojazdów, zużycia paliwa, napraw itp.;

9) świadczenie usług poczty wewnętrznej;

10) prowadzenie Archiwum Szkoły;

11) zamawianie i kasacja pieczęci urzędowych i prowadzenie ich ewidencji;

12) prowadzenie rejestru ksiąg inwentarzowych jednostek organizacyjnych Uczelni;

13) prowadzenie centralnego rejestru umów najmu pomieszczeń;

14) koordynację i rejestrację udostępniania dla jednostek organizacyjnych Uczelni sal dydaktycznych będących w dyspozycji administracji centralnej;

15) obsługę administracyjno-techniczną, audiowizualną i finansową posiedzeń senatu PW, kongresów, konferencji, uroczystości i innych imprez organizowanych przez Uczelnię;

16) udział we wprowadzeniach na roboty, odbiorach i przeglądach technicznych w obiektach PW będących w administrowaniu Działu.

3. W skład Działu Administracyjno Gospodarczego wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1) administracje obiektów:
a) Administracja Rejonu 1,
b) Administracja Rejonu 2,
c) Administracja Rejonu 3,
d) Administracja Rejonu 4,
e) Administracja Rejonu 5

wykonujące następujące zadania:
- utrzymanie budynków, ich urządzeń i wyposażenia w stanie niepogorszonym gwarantującym bezpieczne, właściwe użytkowanie,
- utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenach przyległych,
- wykonywanie nakazów i zaleceń w zakresie BHP oraz ochrony przeciwpożarowej wydanych przez Rektora, inspektorów pracy, Sanepid i inne upoważnione organy,
- zabezpieczenie mienia w obiekcie,
- ewidencja mienia (prowadzenie ksiąg inwentarzowych, znakowanie inwentarza, prowadzenie kart ewidencyjnych wyposażenia),
- planowanie i wnioskowanie remontów podległych obiektów,
- obsługa techniczno-porządkowa organizowanych w obiekcie zjazdów, konferencji, uroczystości i innych imprez organizowanych przez Uczelnię,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników fizycznych administracji rejonu,
- sporządzanie wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych administracji rejonu,
- udział we wprowadzeniach na roboty, odbiorach i przeglądach technicznych w obiektach PW będących w administrowaniu Działu;

2) Pracownia Technik Audiowizualnych, wykonująca następujące zadania:
a) wykonywanie prac fotograficznych, filmowych, elektroakustycznych stosownie do wymagań dydaktyki prowadzonej w PW,
b) wykonywanie różnych prac objętych ww. zakresem dla badań i tematów naukowo-badawczych realizowanych przez wydziały, na potrzeby kierownictwa i administracji Uczelni oraz organizacji działających w PW (np. nagłaśnianie imprez w obiektach PW i poza nimi),
c) prowadzenie ogólnego nadzoru nad eksploatacją posiadanego sprzętu, instruktażu obsługi, konserwacji (w miarę możliwości);

3) Sekcja Archiwum Szkoły, wykonująca następujące zadania:
a) przyjmowanie akt poszczególnych jednostek organizacyjnych PW,
b) prowadzenie ewidencji przechowywanych dokumentów,
c) udostępnianie i wypożyczanie akt osobom upoważnionym,
d) sporządzanie sprawozdań z działalności archiwum,
e) przestrzeganie szczegółowych zasad działania archiwum wg przepisów obowiązujących w PW i Archiwum Państwowym;

4) Sekcja Poczty Wewnętrznej, wykonująca następujące zadania:
a) przyjmowanie i rozdział korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz ekspedycja przesyłek wychodzących z Uczelni,
b) obsługa prenumeraty czasopism dla administracji PW,
c) zamawianie ogłoszeń w prasie,
d) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem, kasacją pieczęci i stempli urzędowych, w tym sporządzanie rejestrów pieczęci urzędowych PW,
e) prowadzenie rejestru ksiąg inwentarzowych jednostek organizacyjnych Uczelni,
f) udzielanie informacji telefonicznej jednostkom organizacyjnym Uczelni oraz osobom i instytucjom spoza PW w zakresie objętym informatorami wydanymi w PW,
g) wykonywanie klepsydr na wniosek macierzystej jednostki zmarłego,
h) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników fizycznych Sekcji,
i) sporządzanie wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych Sekcji;

5) Sekcja Obsługi Administracyjnej, wykonująca następujące zadania:
a) prowadzenie dziennika podawczego korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
b) przyjmowanie i wysyłanie bieżącej korespondencji poprzez Pocztę Wewnętrzną,
c) przekazywanie korespondencji do komórek organizacyjnych działu, zgodnie z dekretacją kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego,
d) sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych pracowników Działu i kontrola ich wykorzystania,
e) załatwianie formalności związanych z zatrudnieniem i odchodzeniem pracowników Działu,
f) prowadzenie teczek kopii akt pracowników Działu,
g) sporządzanie arkuszy premiowych, przekazywanie list płac pracowników fizycznych Działu do Kwestury, gromadzenie ich kopii,
h) prowadzenie rejestracji i koordynacja udostępniania sal dydaktycznych będących w dyspozycji Administracji Centralnej dla poszczególnych jednostek PW,
i) sporządzanie harmonogramów wykorzystania wynajmowanych sal dydaktycznych w celu dokonania obciążeń dla jednostek PW;
j) prowadzenie rejestru i sporządzanie umów na dostawę gazu, energii elektrycznej, cieplnej, wody, wywóz nieczystości, dzierżawę pomieszczeń w obiektach obcych, remont i konserwację dźwigów towarowo-osobowych, czyszczenie przewodów kominowych i wentylacyjnych oraz innych usług oraz wynajem Dużej i Małej Auli, sal wykładowych, audytoryjnych i konferencyjnych w Gmachu Głównym na imprezy,
k) sporządzanie kosztorysów i potwierdzeń wynajmowanych sal,
l) współdziałanie z Inspektoratem Ochrony Przeciwpożarowej, Strażą Akademicką i Głównym Specjalistą ds. Elektroenergetycznych w zakresie wynajmu sal na imprezy (wystawy, konferencje itp.),
m) prowadzenie centralnego rejestru umów najmu pomieszczeń w PW,
n) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Działu;

6) Sekcja Rozliczeń Finansowych, wykonująca następujące zadania:
a) prowadzenie obsługi finansowej jednostek administracji centralnej w zakresie: zakupów usług, sprzedaży usług w imieniu własnym lub innych jednostek administracji centralnej oraz rozliczanie delegacji krajowych, ryczałtów benzynowych itp.,
b) ewidencja i rozliczanie bezosobowego funduszu płac realizowanego przez Dział,
c) sprawdzanie pod względem rachunkowym wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych oraz wykazów premiowych pracowników fizycznych i umysłowych Działu,
d) realizowanie opłat za:
- eksploatację obiektów PW (media, konserwacja itp.),
- usługi telekomunikacyjne PW,
- usługi realizowane dla jednostek administracji centralnej.
e) rozliczanie kosztów eksploatacyjnych na jednostki organizacyjne PW,
f) dokonywanie obciążeń finansowych podmiotów spoza PW (kontrahentów zewnętrznych), w zakresie umów realizowanych przez Dział,
g) rozliczanie kosztów usług świadczonych przez Dział i sporządzanie obciążeń finansowych dla jednostek PW i kontrahentów zewnętrznych,
h) opracowanie cenników świadczonych usług,
i) sprawdzanie sporządzanych przez Sekcję Terenów Zielonych i Transportu rozliczeń przebiegu pojazdu, zużycia paliwa, napraw itp.;

7) Sekcja Terenów Zielonych i Transportu wykonująca następujące zadania:
a) organizowanie i realizowanie usług transportowych oraz dokonywanie rozliczeń przebiegu pojazdów, zużycia paliwa, napraw itp,
b) gospodarka środkami trwałymi, przedmiotami nietrwałymi będącymi w dyspozycji Sekcji,
c) przygotowywanie i realizowanie planów zagospodarowania terenów zielonych,
d) wykonywanie planowej wycinki drzew oraz nowych nasadzeń, gospodarka istniejącym drzewostanem itp,
e) utrzymywanie stałej czystości chodników, dróg, parkingów, terenów zielonych wraz z odśnieżaniem,
f) utrzymywanie w pełnej sprawności sprzętu mechanicznego i ręcznego (ciągnik, pług, kosiarki),
g) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników fizycznych Sekcji,
h) sporządzanie wykazów wynagrodzeń pracowników fizycznych Sekcji;

8) Sekcja Zaopatrzenia, wykonująca następujące zadania:
a) realizowanie zgłoszonych potrzeb przez jednostki PW w zakresie: mebli, sprzętu p.poż., odzieży roboczej, ochronnej, druków, materiałów biurowych itp. zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
b) prowadzenie właściwej gospodarki magazynowej;

4. Dział Administracyjno Gospodarczy podlega zastępcy kanclerza ds. technicznych.