POLITECHNIKA WARSZAWSKA

Zarządzenie nr 2

Rektora Politechniki Warszawskiej
z dnia 20.01.1998 r.

w sprawie realizacji zamówień publicznych w Politechnice Warszawskiej

  Na podstawie § 52 lit. q Statutu PW zarządza się co następuje:

§1

Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane opłacane w całości lub części ze środków publicznych pozostających w dyspozycji Politechniki Warszawskiej mogą być realizowane wyłącznie według zasad ustalonych w ustawie z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. nr 76 poz. 344 i Dz. U. nr 123 z 1997r. poz. 778).

§2

  1. Ustala się, że w sprawach o zamówienia publiczne PW reprezentują:
  2. Dyrektor Administracyjny oraz osoby, o których mowa w ust. l lit. b zwane dalej; "kierownikami jednostki zamawiającej":

§3

  1. Tworzy się Samodzielną Sekcję Zamówień Publicznych podległą dyrektorowi administracyjnemu, zwaną dalej Sekcją.
  2. Do zadań Sekcji należy (z wyjątkiem zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza :
  3. Dyrektor Administracyjny określi strukturę organizacyjną Sekcji.

§4

  1. Postępowanie w sprawie zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 3.000 ECU przeprowadzają kierownicy jednostek zamawiających.
  2. Postępowanie w sprawie zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 3.000 ECU, a nie większej niż 20.000 ECU dokonywanego w trybie zamówienia z wolnej ręki i 30.000 ECU dokonywanego w innych trybach, przeprowadzają kierownicy jednostek zamawiających, przekazując do Sekcji, po zakończeniu postępowania, kopię dokumentacji z postępowania.
  3. Podjęcie przez kierownika jednostki zamawiającej decyzji o wszczęciu postępowania wraz z zatwierdzeniem trybu udzielenia zamówienia, którego wartość szacunkowa przekracza 20.000 ECU w przypadku realizacji zamówienia z wolnej ręki oraz 30.000 ECU jeśli zamówienie dokonywane jest w innym trybie, a nie większej niż 200.000 ECU następuje poprzez akceptację wniosku, którego kopia przekazywana jest jednocześnie Kierownikowi Sekcji. Wzór Formularza wniosku stanowi załącznik nr l do niniejszego zarządzenia.
  4. W razie stwierdzenia nieprawidłowości kierownik Sekcji wydaje opinię i przekazuje ją jednocześnie dyrektorowi administracyjnemu i kierownikowi jednostki zamawiającej. Nieprzekazanie opinii kierownikowi jednostki zamawiającej w terminie 3 dni roboczych od daty wpływu Wniosku poczytuje się za brak zastrzeżeń.
  5. Postępowanie w sprawie zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej 20.000 ECU, a nie większej niż 200.000 ECU udzielone z wolnej ręki, prowadzi kierownik jednostki zamawiającej po uprzednim otrzymaniu od dyrektora administracyjnego decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych zatwierdzającej zastosowanie trybu z wolnej ręki.
  6. Postępowanie w sprawie zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej 200.000 ECU prowadzi dyrektor administracyjny. W tym przypadku kierownik jednostki zamawiającej kieruje do dyrektora administracyjnego zlecenie na przeprowadzenie postępowania. Wzór zlecenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
  7. Koszty przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia ponosi dysponent środków przeznaczonych na finansowanie zamówienia.

§5

  1. Dokumentację umożliwiającą dokonanie zamówienia przygotowuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zamawiającej. Kierownik jednostki zamawiającej może również zlecić opracowanie dokumentacji lub jej części podmiotowi zewnętrznemu.
  2. Kierownik jednostki zamawiającej zatwierdza dokumentację poprzez złożenie na niej swojego podpisu.
  3. Przed zatwierdzeniem dokumentacji dotyczącej zamówień określonych w §4 ust. 3 kierownik jednostki zamawiającej przekazuje komplet dokumentów kierownikowi Sekcji.
  4. Kierownik Sekcji wydaje opinię w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania dokumentacji. Brak opinii w ww. terminie poczytuje się za brak zastrzeżeń.

§6

  1. W celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie kierownik jednostki zamawiającej może powołać komisję przetargową (negocjacyjną).
  2. Regulamin powoływania i działania komisji przetargowych (negocjacyjnych) stanowi załącznik nr 3 do mniejszego zarządzenia.
  3. W postępowaniu o zamówienie określone w § 4 ust. 3, kierownik Sekcji wskazuje jedną osobę, która winna wchodzić w skład komisji przetargowej (negocjacyjnej) jako członek komisji.
  4. Wyniki pracy komisji zatwierdza kierownik jednostki zamawiającej składając podpis na protokole postępowania stanowiącym podstawę do zawarcia umowy o dostawę, usługę lub roboty budowlane.

§7

Od decyzji osób wskazanych w § 2 ust. l przysługuje w terminie 3 dni od daty pojęcia decyzji, odwołanie do Rektora PW. Decyzja Rektora jest ostateczna.

§8

  1. 1.Kierownicy jednostek zamawiających zobowiązani są do przekazywania do Sekcji zbiorczych zestawień zamówień publicznych zrealizowanych w pierwszej połowie roku oraz (narastająco) za cały rok .
  2. Zestawienia sporządza się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia
  3. Ustala się następujące terminy składania zbiorczych zestawień:

§9

Ustala się, że dokumenty finansowe (rachunki, faktury itp.) przekazywane do Sekcji Likwidatury w Kwesturze w celu ich likwidacji oraz do Zakładu Wykonawstwa i Nadzoru w celu zarejestrowania zrealizowanych robót budowlanych winny być dodatkowo przygotowane. Zasady ich przygotowania określa załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

§10

Dyrektor Administracyjny ustali katalog wzorów druków stosowanych w Politechnice Warszawskiej w procedurach o zamówienia publiczne.

§11

Tracą moc:

  1. Zarządzenie nr 22 Rektora Politechniki Warszawskiej z dnia 16 czerwca 1997 r. w sprawie utworzenia Samodzielnej Sekcji Zamówień Publicznych.
  2. Zarządzenie nr 5 Dyrektora Administracyjnego Politechniki Warszawskiej z dnia 24.09.1996r. w sprawie zasad organizowania i przeprowadzania przetargów na obiekty i roboty budowlane.
  3. Pismo okólne Dyrektora Administracyjnego Politechniki Warszawskiej z dnia 3 stycznia 1995r. w sprawie zamówień publicznych.

§12

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .

R E K T O R
Prof. dr hab. Jerzy Woźnicki

PWR-9/98

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 2
Rektora PW z dnia 20.01.1998 r.

WNIOSEK

o udzielenie zamówienia ze środków publicznych

1.Pełne określenie przedmiotu zamówienia

................................................................................................................................................../P>

2. Szacunkowa wartość zamówienia netto (bez podatku VAT)

..............................................zł

3. Uzasadnienie potrzeby udzielenia zamówienia

....................................................................

.................................................................................................................................................

4. Uzasadnienie trybu wyboru dostawcy/wykonawcy1).

Na podstawie art. ............. ustawy z dnia 10.06.1994r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. nr 76 poz. 344 z późn. zm.) wnoszę o przeprowadzenie postępowania w trybie

...................................................................................................................................

(należy wskazać jeden z trybów określonych w art. 13)

Mój wniosek uzasadniam następująco

.........................................................................................

.......................................................................................................................................................

............................... dnia............... 19.. ..r. ..................................................................

(pieczęć i podpis osoby uprawnionej do dysponowania środkami finansowymi)

DECYZJA
Kierownika jednostki zamawiającej

a) Akceptuję wniosek................................................................................... o zamówienie

(nazwa jednostki dysponującej środkami na realizacja zamówienia)

.........................................................................................................................................

(przedmiot zamówienia)

b) Nie wyrażam zgody na przeprowadzenie postępowania o wyżej wymienione zamówienie

ze środków publicznych ze względu na.........................................................................................

........................dnia...... ...19. ...r. .................................................................................

(pieczęć i podpis kierownika jednostki zamawiającej)

1) niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 2 Rektora PW z dnia 20.01.1998 r.

pieczęć zleceniodawcy

ZLECENIE

dla Dyrektora Administracyjnego Politechniki Warszawskiej
na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o
wartości szacunkowej przekraczającej 200.000 ECU

1. Przedmiot zamówienia

  1.1 Pełne określenie przedmiotu zamówienia................................................................................

  1.2 Szacunkowa wartość zamówienia............................................................................................zł

.................................................................................................................................................. ECU

(wartość w PLN przeliczona wg. średniego kursu ECU ustalonego przez NBP na dzień akceptacji wniosku)

  1.3. Określenie przedmiotu zamówienia wg. EKD.............................................................

  1.4. Wykaz dokumentacji będącej załącznikami do niniejszego zlecenia:

............................................................................................................................................................

2. Wskazanie przez kierownika jednostki zamawiającej źródeł finansowania zamówienia:

  a)....................................................................................................................................................zł

  b)....................................................................................................................................................zł

  c)................................................................................................................ ...................................zł

  d)....................................................................................................................................................zł

3.Osoby, wskazane przez kierownika jednostki zamawiającej, odpowiedzialne za realizację zamówienia:

......................................................................................................................................................................

4. Termin realizacji zamówienia ..............................................................................................................

5. Przesłanki do zastosowania innego trybu wyboru oferenta niż przetarg nieograniczony

.......................................................................................................................

................................... dnia................ r.

 

(pieczęć i podpis pełnomocnika Kwestora)

(pieczęć i podpis kierownika jednostki zamawiającej)

Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 2
Rektora PW z dnia 20.01.1998 r.

Regulamin powoływania i działania komisji przetargowych (negocjacyjnych)
  1. Kierownik jednostki zamawiającej akceptując wniosek o udzielenie zamówienia ze środków publicznych podejmuje decyzję o sposobie przeprowadzenia procedury:
    1. wyznaczając pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania, lub
    2. powołując komisją przetargową (negocjacyjną),
  2. Zakres kompetencji kierownika jednostki zamawiającej określa §2 ust. 2 niniejszego zarządzenia.

    3. I. Przygotowanie dokumentacji, przyjmowanie ofert
  3. Dokumentację niezbędną do przeprowadzenia postępowania przygotowuje kierownik jednostki zamawiającej (ogłoszenie lub zaproszenie, specyfikacja istotnych warunków zamówienia, dokumenty określające przedmiot zamówienia, itp.)
  4. Ogłoszenie winno być opublikowane na tablicy ogłoszeń kierownika jednostki zamawiającej oraz na tablicy ogłoszeń Samodzielnej Sekcji Zamówień Publicznych.
  5. Oferty składane są przez oferentów w miejscu i terminie wyznaczonym przez kierownika jednostki zamawiającej w ogłoszeniu (zaproszeniu) i S.I.W.Z.

    6. II. Komisja przetargowa (negocjacyjna)
  6. Kierownik jednostki zamawiającej podejmując decyzję o powołaniu komisji przetargowej (negocjacyjnej) kieruje się następującymi ustaleniami:
    1. jeśli wartość szacunkowa nie przekracza 30.000 ECU (bez podatku VAT), komisja nie może liczyć mniej niż 3 osoby,
    2. przy zamówieniach o szacunkowej wartości od 30.000 ECU do 200.000 ECU w składzie komisji nie może być mniej niż 5 osób, z tym jednak, że jednego członka komisji wskazuje kierownik Samodzielnej Sekcji Zamówień Publicznych,
    3. przy zamówieniach o wartości szacunkowej przekraczającej 200.000 ECU komisję powołuje Dyrektor Administracyjny.

    W procedurach, w których przewidywane jest prowadzenie negocjacji, rolę zespołu negocjacyjnego może spełniać komisja przetargowa, chyba że kierownik jednostki zamawiającej postanowi inaczej.

  7. Zadania komisji przetargowej:
    1. zapoznanie się z dokumentacją przygotowaną przez kierownika jednostki zamawiającej, a w szczególności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (S.I.W.Z.),
    2. udzielenie odpowiedzi na pytania oferentów dotyczące S.I.W.Z. (odpowiedzi muszą być przekazane wszystkim oferentom biorącym udział w postępowaniu),
    3. otwarcie ofert w wyznaczonym terminie,
    4. dokonanie oceny ważnych ofert z uwzględnieniem kryteriów ustalonych w S.I.W.Z. i wskazanie oferty najkorzystniejszej,
    5. sporządzenie niezbędnej dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne i przekazanie jej kierownikowi jednostki zamawiającej.

    III. Otwarcie ofert
  8. Otwarcia ofert dokonuje przewodniczący komisji stwierdzając, że:
    1. oferty wpłynęły w terminie określonym w ogłoszeniu (zaproszeniu) i S.I.W.Z. (oferty złożone po terminie zwracane są oferentom bez otwierania),
    2. koperty z ofertami są nienaruszone.

    Następnie przewodniczący odczytuje firmę (nazwę) i adres oferenta, którego oferta jest otwierana oraz wysokość oferowanej ceny.

  9. Komisja odnotowuje na obowiązujących drukach, informacje, które są odczytywane.
  10. Na pisemny wniosek oferenta nieobecnego przy otwieraniu ofert komisja przesyła mu informację zawierającą nazwy i adresy oferentów, których oferty zostały otwarte oraz ceny tych ofert.

    11. IV. Badanie i ocena ofert
  11. Oceny ofert dokonuje się, po sprawdzeniu ich ważności oraz zgodności z ustawą i S.I. W.Z. lub zaproszeniem.

    12. Komisja odrzuca ofertę, jeżeli:

    1. jest sprzeczna z ustawą lub S.I. W.Z.,
    2. oferent nie złożył wymaganych oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w ustawie lub S.I. W.Z. albo w zaproszeniu w szczególności nie wniósł wadium,
    3. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji,
    4. jest nieważna (nie zachowano formy pisemnej oferty, nie jest podpisana własnoręcznie przez upoważnionego przedstawiciela).
  12. Komisja poprawia oczywiste omyłki stosując zasady ich poprawienia określone w S.I.W. Z., zawiadamiając, w formie pisemnej, oferenta o poprawieniu omyłek. W przypadku braku zgody oferenta na wprowadzenie poprawek ofertę odrzuca się.
  13. Postępowanie musi być unieważnione w przypadku gdy:
    1. w postępowaniu prowadzonym w trybie innym niż tryb zamówienia z wolnej ręki wpłynęły mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu,
    2. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia,
    3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub realizacja zamówienia, nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
    4. nie zamieszczono ogłoszenia w Biuletynie zamówień Publicznych lub określono przedmiot zamówienia w sposób niezgodny z zasadami określonymi w ustawie, albo postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
  14. Przy ocenie ofert stosuje się kryteria i ich wagi ustalone w zaproszeniu i S.I.W.Z. Przyjmuje się taką samą punktową skalę ocen dla wszystkich kryteriów (np.: 100 punktów). W przypadku kryteriów wymiernych komisja przyporządkowuje najkorzystniejszej ofercie maksymalną liczbą punktów. Każdej następnej ofercie przyporządkowuje się liczbę punktów proporcjonalnie mniejszą stosując do przeliczenia następujący wzór:

    X = wartość najkorzystniejsza x maksymalna liczba punktów
    wartość badana

    W przypadku kryteriów niewymiernych każdy z członków komisji określa liczbę punktów, którą przypisuje danej ofercie i uzasadnia swoją decyzję. Oferenta, którego oferta, uzyskała najwyższą liczbę punktów wskazuje się jako zwycięzcę postępowania.
    Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi zabezpieczenia należytego wykonania umowy, komisja wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów.

    V. Protokół z prac komisji
  15. Wszystkie czynności komisji winny być odnotowane w protokóle ZP-1 oraz innych drukach ustalonych przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych jak również na drukach ustalonych dla potrzeb Politechniki Warszawskiej przez Dyrektora Administracyjnego w "Katalogu druków stosowanych w PW przy realizacji zamówień publicznych".

Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 2
Rektora PW z dnia 20.01.1998 r.

Zasady przygotowywania dokumentów finansowych dla Sekcji Likwidacji w Kwesturze w celu ich likwidacji oraz do rejestracji przez ZWiN, zrealizowanych robót budowlanych,, finansowanych ze środków będących w dyspozycji kierowników jednostek organizacyjnych

W związku z obowiązkiem stosowania w Politechnice Warszawskiej ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. nr 76 poz. 344 z póź. zm.) w pełnym zakresie ustala się obowiązek przygotowania dokumentów, przed ich przekazaniem do Sekcji Likwidacji w Kwesturze, następująco;

I. Obok dotychczas przyjętych ustaleń dotyczących opisu faktur i rachunków niezbędne jest uwzględnienie informacji dotyczących realizacji zamówienia zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych;

  1. Jeżeli środki na finansowanie zamówienia nie są środkami publicznymi w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych, wówczas na fakturze (rachunku) skierowanym do likwidacji winien znaleźć się zapis:

    "finansowanie zamówienia z pieniędzy nie będących środkami publicznymi"

    data i podpis osoby upoważnionej do podejmowania zobowiązań w imieniuPW

  2. W przypadku realizacji zamówienia ze środków publicznych należy uwzględnić następujące zapisy:
    • jeżeli wartość zakupu nie przekracza 3,000 ECU (bez VAT)lub udział środków publicznych w finansowaniu zamówienia nie przekracza 3,000 ECU, na fakturze (rachunku) winien pojawić się zapis:

      • "zamówienie zrealizowano w trybie z wolnej ręki zgodnie z art. 71 ust. l pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych".

      data i podpis osoby upoważnionej do podejmowania zobowiązań w imieniu PW
    • jeżeli wartość zamówienia przekracza 3.000 ECU (bez VAT) na fakturze (rachunku) winien pojawić się następujący zapis:

      " zamówienie zrealizowano na podstawie umowy z dnia.....................

      zawartej z dostawcą (wykonawcą) wyłonionym w trybie..................

      na podstawie art. ......... ustawy o zamówieniach publicznych".

      data i podpis osoby upoważnionej do podejmowania zobowiązań w imieniu PW

II. Faktury za roboty remontowo-budowlane przed przekazaniem ich do Sekcji Likwidatury w Kwesturze winny zostać zarejestrowane w Zakładzie Wykonawstwa i Nadzoru. Dla zarejestrowania tych robót niezbędne jest dołączenie do faktury następujących dokumentów:

  1. kopia umowy o wykonanie zadania,
  2. kopia protokołu wprowadzenia na roboty,
  3. informacje określone w punkcie 1.2. niniejszych zasad,
  4. protokół odbioru robót (częściowy lub końcowy),
  5. kosztorys powykonawczy sprawdzony przez uprawnionego inspektora nadzoru, oraz klasyfikacja kosztów dokonana na fakturze przez pełnomocnika Kwestora, a także akceptacja przez osobę posiadającą uprawnienia do podejmowania zobowiązań majątkowych w imieniu Politechniki Warszawskiej.