Uchwała nr 219/XLIV/2002

Senatu Politechniki Warszawskiej z dnia 15 maja 2002 r.

w sprawie oceny administracji Uczelni

  Działając na podstawie § 114 Statutu PW, w związku z uchwalą nr 111/XLIII/98 Senatu PW z dnia 20 maja 1998 r., a także założeniami i zasadami oraz harmonogramem oceny przyjętymi przez Senat w dniu 20 lutego 2002 r., Senat Politechniki Warszawskiej przyjmuje Raport Komisji ds. Organizacji Uczelni i zawarte w nim wnioski wynikające z oceny administracji Uczelni, przeprowadzonej w dniach 3 kwietnia - 13 maja 2002 r.

  Senat uważa, że II systemowa ocena administracji Uczelni dostarczyła istotnych, obiektywnych danych, które umożliwiły stwierdzenie relatywnej, ogólnej poprawy jej działania. Jednocześnie Senat zobowiązuje władze administracyjne do przeanalizowania szczegółowych wyników oceny w celu dokonania zmian umożliwiających dalszą poprawę obsługi administracyjnej Uczelni.

  Senat jest zdania, że należy przyspieszyć działania na rzecz opracowania i wprowadzenia uczelnianego systemu informacyjnego, co umożliwi funkcjonalną integrację administracji wydziałowej z administracją centralną i pozwoli na lepsze wykorzystanie profesjonalizmu i wysiłku pracowników.

  Senat wyraża podziękowanie Dyrektorowi Administracyjnemu, mgr inż. Markowi Gutkowskiemu, za wkład pracy i wielkie zaangażowanie w doskonalenie administracji centralnej w ostatnich, trudnych latach, które były czasem jej przeobrażeń.

  Senat podkreśla, że zastosowany tryb oceny administracji w kadencji 1999-2002 stanowi ważny etap na drodze do wprowadzenia w Politechnice Warszawskiej rozwiniętego systemu zarządzania przez jakość.

Załącznik do uchwały Senatu PW nr 219/XLIV/02
z dn. 15.05.2002 r.

  Ocena administracji Politechniki Warszawskiej została przeprowadzona zgodnie z założeniami, zasadami i harmonogramem zaakceptowanymi przez Senat PW z dnia 20.02.2002 r., według przyjętych wcześniej kryteriów i trybu (Uchwała Senatu 111/XLIII/98 z dnia 20.05.1998r.).

  Oceną objęto wszystkie jednostki administracji PW tj. 37 jednostek administracji centralnej oraz 25 komórek administracji wydziałowych (łącznie 62 jednostki).

  Ocena została przeprowadzona przy wykorzystaniu specjalnie opracowanych w PW siedmiu rodzajów kwestionariuszy, przygotowanych wg europejskich standardów jakości. Cztery rodzaje kwestionariuszy stanowiły zaktualizowane formularze wykorzystywane przy ocenie administracji przeprowadzonej w roku 1999 (formularze oceny i samooceny), zaś trzy rodzaje kwestionariuszy (ocen wzajemnych - krzyżowych) zostały opracowane i zastosowane po raz pierwszy. Na ocenę końcową złożyły się: samoocena, ocena właściwa, oceny krzyżowe i ocena opcjonalna (dobrowolna), dokonywane przy użyciu tych samych kwestionariuszy.

  W pierwszym etapie akcji dostarczono osobom dokonującym oceny i samooceny odpowiednie formularze.

  Po wypełnieniu formularzy przeprowadzono audyt na którym dokonano porównania wyników oceny i samooceny, które skonfrontowano ze stanem faktycznym.

  W ramach oceny przeprowadzono 62 audyty z udziałem 38 audytorów wewnętrznych, którzy swoje zadania zrealizowali z kompetentnie i rzetelnie.

  Ostatnim etapem przebiegu akcji było wprowadzenie danych do specjalnie zaprojektowanego programu komputerowego, co umożliwiło analizę statystyczną danych.

1. Wstępne wyniki oceny administracji PW z br. odniesione do wniosków z oceny administracji PW w roku 1999 pozwalają stwierdzić, że znaczna część wniosków z roku 1999 została zrealizowana lub rozpoczęto ich realizację. Dotyczy to w szczególności:
   • poprawy systemu obiegu dokumentów,
   • usprawnienie działań jednostek administracji,
   • opracowanie nowego modelu funkcjonowania administracji.

     Nie stwierdzono natomiast poprawy systemu obiegu informacji (elektronicznej, plakatów, ogłoszeń), szczególnie w zakresie wykorzystania posiadanego przez Uczelnię potencjału informatycznego. Nie została zwiększona częstotliwość oceny administracji PW, nie opracowano również rozwiązań wspomagających ocenę. Nie została przeprowadzona reorganizacja systemu informatycznego w bibliotekach wydziałowych.

2. Z raportów audytorów wynika fakt częstego występowania zjawiska niższych punktacji przy samoocenie dokonywanych przez bezpośrednich przełożonych w stosunku do ocen dokonywanych przez ich przełożonych, co dobrze świadczy o kadrze kierowniczej w administracji PW.
3. W ocenach tegorocznych, strukturę organizacyjną administracji centralnej oceniono lepiej niż z roku 1999. Natomiast ocena struktury administracji wydziałowych nie uległa zmianie.
4. W odniesieniu do trzech zagregowanych kryteriów oceny (potencjał, działania, wyniki), uzyskano w poszczególnych obszarach następujące wartości średnich ocen:
   • potencjał: w administracji centralnej 3,66; na wydziałach 3,88
   • działania: w administracji centralnej 3,98; na wydziałach 4,22
   • wyniki: w administracji centralnej 4,05; na wydziałach 4,26.

1. Średnie oceny uzyskane w roku 2002 są lepsze od ocen uzyskanych dla tych samych obszarów w akcji oceny przeprowadzonej w roku 1999 r. Najniżej oceniono potencjał administracji a najwyżej wyniki działania. Świadczy to o dużym zaangażowaniu i kwalifikacjach kadry administracyjnej przy stosunkowo słabym wyposażeniu technicznym.
2. Podstawowym kierunkiem doskonalenia administracji PW powinno być budowanie systemu zarządzania poprzez jakość. Wzorcem może być Uczelniane Laboratorium Badań Środowiskowych, wchodzące w skład administracji centralnej, w którym już wdrożono taki system.
3. Ocena administracji wg kryteriów zarządzania przez jakość, powinna być przeprowadzana corocznie w formie uproszczonych przeglądów zarządzania jednostkami dokonywanych przez ich kierownictwo i audytorów wewnętrznych.
4. Ze względu na wymogi Ustawy o Szkolnictwie Wyższym dotyczące akredytacji należy podnieść rangę problemów jakości, przez powołanie na wydziałach pełnomocników ds. Jakości.
5. Należy przyśpieszyć prace na projektowaniem i wdrożeniem zintegrowanego systemu informacyjnego Uczelni z wykorzystaniem sieci komputerowej oraz systemu opisującego lokalizację przestrzenną jednostek organizacyjnych na terenie całej Uczelni jak i struktury wewnątrz jednostek (schematy organizacyjne wraz z obsadą stanowisk kierowniczych).
6. W formularzach ocen oceniono obecny stan zabezpieczenia mienia i szeroko rozumianego bezpieczeństwa w Uczelni. Konieczna jest poprawa w tym obszarze.
7. Konieczne jest zbudowanie systemu ustawicznego podnoszenia kwalifikacji przez pracowników administracji, co narzucają zmieniające się warunki otoczenia.

1. Realizacja zaleceń z poprzedniej akcji oceny była zbyt rozciągnięta w czasie.
2. Z powodu zmiany w strukturze administracji w I kwartale br. wystąpiły trudności w dokonaniu pełnej oceny funkcjonowania 3 nowych jednostek (zbyt krótki czas od ich powołania).
3. Dość często zgłaszane były uwagi do kwestionariuszy - zbyt ogólnikowe lub mało zrozumiałe opisy poszczególnych pozycji.
4. Bardzo dobrze oceniona została pięciopunktowa skala ocen, przy czym w niektórych punktach kwestionariuszy występuje wątpliwość czy nie powinna to być skala odwrotna.
5. Celem podniesienia rangi i jakości ocen audytorzy powinni być pełniej doszkalani.
6. Cały proces dokonywania ocen i audytów powinien być wspomagany specjalnie opracowanymi programami komputerowymi.
7. Ważnym problemem, jaki wystąpił przy przeprowadzaniu oceny, było niedotrzymanie terminów dokonywania ocen przez niektórych Dziekanów Wydziałów, co utrudniało sprawne i terminowe przeprowadzenie audytów.

  Zebrane w wyniku przeprowadzonej oceny informacje i uzyskana baza danych zostaną poddane dalszej, szerokiej obróbce i analizie pod kątem wyciągnięcia w pełnym zakresie wniosków zarówno o charakterze ogólnym jak i szczegółowym.

  Komisja Senacka ds. Organizacji Uczelni uważa, że wyniki kompleksowej, systemowej oceny administracji PW powinny stanowić wytyczne do działań kierownictwa Uczelni, zmierzających do doskonalenia struktury organizacyjnej administracji, usprawnienia zarządzania Uczelnią poprzez poprawienie obsługi administracyjnej procesu kształcenia i prowadzenia badań naukowych.

Warszawa, dnia 13 maja 2002 r.