Zakres działań BSO

1. Biuro Spraw Osobowych – BSO – jest jednostką organizacyjną właściwą w zakresie prowadzenia spraw osobowych pracowników PW związanych z procesem ich zatrudniania i zwalniania oraz przebiegiem zatrudnienia.

2. Zakres działania Biura Spraw Osobowych obejmuje, w szczególności:

1) merytoryczną weryfikację wniosków o zatrudnienie pracowników oraz przygotowywanie wszystkich dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy, w tym przygotowywanie aktów mianowania i umów o pracę;

2) prowadzenie spraw związanych z awansowaniem, podnoszeniem wynagrodzenia, przeprowadzaniem regulacji płac, przyznawaniem dodatków, odpraw i odszkodowań, powoływaniem do pełnienia funkcji i odwoływaniem z ich pełnienia, nagradzaniem i karaniem pracowników, udzielaniem urlopów, innych niż wypoczynkowe;

3) merytoryczną weryfikację wniosków o rozwiązanie stosunków pracy oraz przygotowywanie wszystkich dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunków pracy, w tym wydawanie świadectw pracy;

4) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu;

5) prowadzenie spraw pracowników przechodzących na emeryturę, współpraca w tym zakresie z ZUS;

6) współpracę z Wojewódzkim Urzędem Pracy w zakresie zatrudniania cudzoziemców;

7) wydawanie nauczycielom akademickim legitymacji uprawniającej do zniżki przy przejazdach środkami PKP;

8) zgłaszanie, dokonywanie zmian oraz wyrejestrowywanie pracowników z systemu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego;

9) prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników oraz przekazywanie dokumentacji osobowej byłych pracowników do archiwum;

10) prowadzenie i aktualizację kadrowego systemu informatycznego;

11) kierowanie pracowników do szkół, na studia i kursy w celu podnoszenia kwalifikacji zgodnie przepisami dotyczącymi zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych;

12) prowadzenie analiz i statystyk dotyczących zatrudnienia dla potrzeb GUS, MNiSzW, kierownictwa Uczelni i innych;

13) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w obszarze spraw pracowniczych, w szczególności z Działem Płac i Działem Ekonomicznym w zakresie: ustalania i wypłaty wynagrodzeń, dokumentacji emerytalno-rentowej i kapitału początkowego oraz sprawozdawczości;

14) udzielanie wyjaśnień i instruktażu z zakresu przepisów dotyczących spraw pracowniczych;

15) współpraca i udział w pracach zespołów i komisji rektorskich i senackich;

16) współudział przy tworzeniu wewnętrznych aktów prawnych w zakresie spraw pracowniczych;

17) administrowanie czasem pracy pracowników PW w systemie informatycznym SAP HR polegającym na:
a) monitorowaniu i sygnalizowaniu nieprawidłowości w zakresie prawidłowego i terminowego rozliczania czasu pracy przez jednostki organizacyjne PW zgodnie z ogłaszanym w systemie SAP HR harmonogramem,
b) udzielaniu wyjaśnień i instruktażu jednostkom organizacyjnym PW w zakresie prowadzenia prawidłowej ewidencji czasu pracy,
c) zlecaniu dokonywania niezbędnych zmian w konfiguracji systemu SAP HR w zakresie czasu pracy do Centrum Informatyzacji Politechniki Warszawskiej;
d) bieżącym śledzeniu zmian w przepisach prawnych i unormowaniach Uczelni w zakresie czasu pracy i inicjowaniu koniecznych zmian konfiguracyjnych w systemie SAP HR,
e) sporządzaniu niezbędnych raportów w zakresie czasu pracy dla celów analitycznych lub statystycznych dla władz Uczelni, MNiSzW, GUS itp.

3. Zadnia określone w ust. 2 pkt 18 wykonuje Administrator Czasu Pracy, który podlega organizacyjne i merytorycznie kierownikowi BSO, z tym że w zakresie funkcjonalności w obszarze czasu pracy w systemie SAP HR - kierownikowi Centrum Informatyzacji Politechniki Warszawskiej.

4. Biuro Spraw Osobowych podlega kanclerzowi, decyzje merytoryczne podejmuje Rektor lub odpowiednio prorektor właściwy ds. ogólnych albo kanclerz - zgodnie z kompetencjami.